Komplette Konferenzorganisation
Von der ersten Konzeptidee bis zum finalen Abbau übernehmen wir die vollständige Verantwortung für Ihre Konferenz. Dieser Service umfasst Budgetplanung, Teilnehmermanagement, Catering-Koordination, technische Ausstattung und Notfallmanagement.
Was ist enthalten:
- Persönlicher Projektmanager während der gesamten Laufzeit
- Location-Scouting und Vertragsverhandlung
- Sprecher-Akquise und Honorarverhandlung
- Registrierungssystem und Teilnehmerkommunikation
- Technische Koordination (AV, IT, Streaming)
- Catering-Management vom Kaffee bis zum Gala-Dinner
- Vor-Ort-Team während der gesamten Veranstaltung
- Post-Event-Analyse und Reporting
Internationale Speaker-Vermittlung
Zugang zu unserem globalen Netzwerk von über 2.000 Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Kultur. Wir identifizieren die perfekten Sprecher für Ihr Thema, verhandeln Honorare und koordinieren alle logistischen Details.
Was ist enthalten:
- Recherche und Vorschlag von 5-8 passenden Sprechern
- Kontaktaufnahme und Verfügbarkeitsprüfung
- Honorarverhandlung und Vertragsabwicklung
- Reise- und Unterkunftsorganisation
- Briefing-Koordination zwischen Ihnen und dem Sprecher
- Technische Abstimmung (Präsentationen, Moderationswünsche)
- Betreuung vor Ort am Veranstaltungstag
Event-Technologie & Streaming
Professionelle technische Ausstattung für hybride und virtuelle Konferenzen. Wir liefern Bild und Ton in Broadcast-Qualität, interaktive Teilnahmemöglichkeiten für Remote-Gäste und nahtlose Integration zwischen physischen und digitalen Teilnehmern.
Was ist enthalten:
- Multi-Kamera-Setup mit professionellen Technikern
- Live-Streaming auf bis zu 3 Plattformen gleichzeitig
- Interaktive Tools (Q&A, Polling, Chat-Moderation)
- Aufzeichnung und Post-Produktion
- Backup-Systeme für alle kritischen Komponenten
- Technischer Support vor Ort und remote
- Untertitelung in bis zu 3 Sprachen (optional)
Location-Scouting Premium
Wir finden den perfekten Veranstaltungsort, der zu Ihrer Marke und Ihren funktionalen Anforderungen passt. Von klassischen Kongresszentren bis zu ungewöhnlichen Locations wie Museen, Schlössern oder Industriedenkmälern.
Was ist enthalten:
- Ausführliches Briefing zur Definition Ihrer Anforderungen
- Recherche und Vorauswahl von 3-5 geeigneten Locations
- Koordination von Besichtigungsterminen
- Begleitung bei allen Besichtigungen mit technischer Bewertung
- Verhandlung von Mietkonditionen und Sondervereinbarungen
- Prüfung technischer Machbarkeit
- Dokumentation mit Fotos, Grundrissen und Kapazitätsplänen
Teilnehmermanagement-System
Digitale Komplettlösung für die Verwaltung Ihrer Konferenzteilnehmer. Von der ersten Anmeldung bis zur Post-Event-Kommunikation alles in einem System. Inklusive personalisierter Teilnehmer-App.
Was ist enthalten:
- Online-Registrierungsportal mit Zahlungsintegration
- Automatisierte E-Mail-Kommunikation
- Check-in-System mit QR-Code und Badge-Printing
- Mobile App mit Programm, Speakerprofilen und Networking-Funktion
- Echtzeit-Dashboard für Organisatoren
- Lead-Retrieval-System für Aussteller
- Post-Event-Umfragen und Feedback-Collection
- DSGVO-konforme Datenverwaltung